細目 1.5.2

別のファイル形式でブックを保存する、エクスポートする

Excel のブックは、ほかのソフトで読める形式でも保存できます。データだけを渡すなら CSV、見た目のまま配るなら PDF がよく使われます。

よく使う形式

形式中身注意
Excel ブック (*.xlsx)ふつうの Excel のファイル—
CSV UTF-8 (コンマ区切り)値をコンマで区切った文字だけのファイル今のシートだけ。書式・数式・ほかのシートは残らない
CSV (コンマ区切り)同じく CSV（日本語はシフト JIS）受け取る側の指定に合わせて選ぶ
PDF見た目をそのまま残した配布用のファイル内容は Excel で直せない
Excel 97-2003 ブック (*.xls)古い Excel 用新しい機能が失われることがある

保存のしかた

よくあるつまずき

CSV は今のシートだけ。シートがいくつもあっても、保存されるのは開いているシートだけです。保存のときに「一部の機能が失われる」という注意が出ます。
PDF の発行対象。最初は「選択したシート」です。全部のシートを PDF にするときは「ブック全体」を選びます。

Excelでの手順（CSV UTF-8 で保存）

  1. ［ファイル］→［名前を付けて保存］を選びます。
  2. ファイル名を入れ、ファイルの種類で［CSV UTF-8 (コンマ区切り) (*.csv)］を選びます。
  3. ［保存］を押します。

［名前を付けて保存］のファイルの種類、［エクスポート］の画面、PDF の［オプション］は Excel 2024 デスクトップ版で確かめました（2026年10月）。この練習では、ほんとうのファイルは作られません。

やってみようドリル 1.5.2-1

会員の一覧をほかの形式で渡す

会員の一覧を、システム用の CSV と、配布用の PDF にします。［ファイル］タブを開いて、次の 1 と 2 のとおりにしてください。